Das Problem
Onboarding-Prozesse sind notorisch schwer zu standardisieren, weil sie abteilungsübergreifend sind: Vertrieb, IT, Buchhaltung und manchmal noch der Außendienst müssen koordiniert werden. Jeder hat seinen eigenen Rhythmus, und niemand hat den Gesamtüberblick — bis etwas fehlt.
Der automatisierte Ablauf
- 01Formular-Eingang startet den Prozess. Der neue Kunde füllt ein Onboarding-Formular aus. n8n empfängt die Daten und startet eine Prozessinstanz in Operaton.
- 02KI prüft Vollständigkeit. Ein LLM prüft die Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität. Fehlende Pflichtfelder werden automatisch zurückgemeldet, bevor der Prozess weiterläuft.
- 03Parallele Aufgaben starten gleichzeitig. Ein AND-Gateway teilt den Prozess auf: Vertrag versenden, CRM-Datensatz anlegen, IT-Zugang beantragen — alles parallel, ohne auf den jeweils anderen zu warten.
- 04Synchronisierung und Abnahme. Erst wenn alle parallelen Aufgaben abgeschlossen sind, landet ein Human Task beim verantwortlichen Mitarbeitenden zur finalen Abnahme.
- 05Willkommens-Nachricht. n8n versendet automatisch eine personalisierte Willkommens-E-Mail mit allen relevanten Informationen. Der Prozess endet.
Warum BPMN hier besonders wertvoll ist
Das Parallel-Gateway ist ein Paradebeispiel für eine Stärke von BPMN: Mehrere Pfade laufen gleichzeitig, ohne dass jemand koordinieren muss — der Prozess wartet automatisch auf alle. Das lässt sich in reinen No-Code-Tools nur schwer sauber abbilden.
Geplante Inhalte
- Vollständiges BPMN-Modell mit Parallel-Gateway zum Download
- Human Task Formulare mit Operaton Tasklist
- n8n-Workflow für CRM-Integration und E-Mail-Versand
- Variante für B2B und B2C-Onboarding