Das Problem
Eingangsrechnungen kommen per E-Mail als PDF, manchmal als Scan, manchmal als natives PDF. Jemand öffnet sie, tippt Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum ab — und das täglich, für jede einzelne Rechnung. Fehler passieren, Rechnungen liegen zu lang offen, Skonto geht verloren.
Der automatisierte Ablauf
- 01E-Mail-Eingang triggert den Prozess. n8n überwacht das Postfach, erkennt eine Rechnung als Anhang und startet eine neue Prozessinstanz in Operaton.
- 02KI extrahiert die Felder. Ein LLM (lokal oder API) liest das PDF und gibt strukturierte Daten zurück: Lieferant, Betrag, Steuer, IBAN, Rechnungsdatum, Fälligkeit.
- 03DMN-Regel entscheidet über das Routing. Betrag unter 500 € und bekannter Lieferant → automatische Freigabe. Über 500 € oder unbekannter Lieferant → Human Task für manuelle Prüfung.
- 04Human Task bei Bedarf. Der zuständige Mitarbeitende sieht die extrahierten Daten im Tasklist, prüft und gibt frei — oder lehnt ab mit Kommentar.
- 05n8n überträgt ins ERP. Nach Freigabe ruft n8n die ERP-API auf und bucht den Beleg — Dateneingabe entfällt vollständig.
Was dieser Use Case zeigt
Das Zusammenspiel aller Komponenten: Operaton als strukturierter Prozessrahmen, DMN für die Entscheidungslogik, KI als Service Task für die Datenextraktion und n8n als Klebe-Schicht zwischen E-Mail-Postfach, KI-API und ERP-System.
Geplante Inhalte
- Vollständiges BPMN-Modell zum Download
- n8n-Workflow-Export für den E-Mail-Trigger und ERP-Aufruf
- Prompt-Vorlage für die KI-Feldextraktion
- DMN-Entscheidungstabelle für das Freigabe-Routing